Podemos encontrar diversas tecnicas y recomendaciones para administrar nuestro tiempo, sin embargo ninguna será efectiva si no logramos previamente, hacer un autodiagnostico preciso de como estamos funcionando al respecto y que grado de conciencia tenemos en cuanto a experimentar este problema.
Desde quienes aseguran” No poder hacer nada por falta de tiempo” hasta quienes responden “ hago esto para matar el tiempo” ( frase fatidica : Matar lo mas valioso que tenemos ! ) encontramos diferentes grados de ubicación ante esta tarea
El primer grado es sentirse una victima del entorno, tener la sensación de no poder cambiar nada y solo sobrevivir a las circunstancias
El nivel dos implica sentirse con capacidad de hacer cosas, pero carente de objetivos claros y por lo tanto inmovil
El nivel tres establece un paso mas, tener objetivos pero no cumplirlos u olvidarlos y cuando los recuerdo me quejo de no alcanzarlos
En el nivel cuatro tengo objetivos claros, pero los postergo continuamente
En el nivel cinco, tengo objetivos e intento realizarlos, pero priorizo otras cosas y no consigo grandes resultados
El nivel seís marca que tengo objetivos y los realizo, aunque siento que podria ser mas eficiente
Es claro que estar cerca del nivel uno indica una mayor dificultad para resolver el problema, ya que no poseo el insight suficiente para comenzar a trabajar , mientras que estar mas cerca del nivel seis nos pone de cara a un pronostico optimista, puesto que con ligerás modificaciones podré lograr avances sustanciales.
Una vez establecido el diagnostico, debo empezar a trabajar y para ello sugiero una simple planilla, que puede completarse en tres minutos, por ejemplo durante el desayuno :
Hacer una lista de las cosas por hacer durante el día, sin diferenciar si son urgentes o importantes, de orden personal, laboral, familiar, social o professional, luego de tener la lista completa, sugiero no mas de una docena de actividades, ubicarlas en tres columnas diferentes :
Las cosas que TENGO que hacer si o si , ese día
Las cosas que DEBERIA hacer ese día
Las cosas que me GUSTARIA hacer ese día, si las dos columnas anteriores se resuelven satisfactoriamente
Por ejemplo, TENGO que reunirme con mis empleados para definir los objetivos del mes y pagar los impuestos que vencen hoy. DEBERIA pasarle la información al Contador para que pueda cerrar el balance de este año y pasar por el supermercado a comprar lo que me falta para el fin de semana y me GUSTARIA ir al gimnasio y hacer unos llamados telefonicos para averiguar algun presupuesto de mis próximas vacaciones.
Esa lista debe acompañarme en un lugar bien visible o tenerla en mi bolsillo y acudir a ella luego de terminar cada tarea. Al final del día evaluaré mi grado de cumplimiento con la lista y podré no solo chequear mis resultados, sino ir midiendo paulatinamente mi avance en el tiempo, por ejemplo si cumplo con los TENGO y con muy pocos DEBERIA , si llego incluso a completar algún me GUSTARIA o lo que es mas preocupantes, hacer los me GUSTARIA sin hacer los TENGO.
Como todos sabemos, lo que no se puede medir, no se puede mejorar y en algo intangible como la administración del tiempo estas herramientas resultan fundamentals para lograr un ordenamiento que conduzca al exito en los diferentes aspectos de nuestra vida
